今、小生のビジネスで、新しいＰＪが複数立ち上がろうとしている。多くの場合、ＰＪの最初に現状調査・現状分析を行うことが多い。これは、これからコンサルティングやサポートを行っていく中で、クライアントの内外の状況をきちんと理解し、共有していくことが非常重要だからだ。
　
　特に、中堅企業以下、もしくは、ベンチャー企業では、現状を文書にしている場合は少ない。成長が激しかったり、そもそも業者任せだったりすると情報が古かったり、存在していないことがほとんだ。これでは、外部のメンバーだけではなくクライアント様メンバーでさえも正しい決断ができないのだ。
　
　だからこそ、時間と費用はかかるかもしれないが、現状調査・分析フェーズが必要で、重要なフェーズになってくる。
　
　そんな現状調査・分析だが、２つの別々のＰＪでほぼ同時に行うことになってきた。
　
　主な手順としては、今持っている資料や設計書をかき集めて、頭に入れる（最低限の情報を頭に入れておく）。これをしないと、後のヒアリング等でトンチンカンな質問や当たり前すぎる質問をしてしまい、ご担当者からの信頼をダウンさせてしまう。そうなると、ヒアリングは上手く進まなくなる。
　
　そして、ヒアリング。どの部署のどのご担当者様にどんな内容をヒアリングするかはもちろん予め想定しておかなければならない。ただし、ヒアリングの最中で当然新しい情報が出てくるので、そこからは本来小生が持っている感性を活かして、進めていくことになる。
　
　その中で、クライアントのご担当者様では詳細を知らない部分というものが出てくる。そのブラックボックスをよく知る人や業者を聞きだす。その情報を頼りに、新たなアポイントを取って情報を聞き出し、つなげていく。
　
　そして、入手した情報を合わせていく。つじつまが合わない部分は、再度ヒアリングや資料の確認を行い合致させていく。その結果、現状調査・分析のアウトプットを作成していくのだ。例えば、ネットワーク構成図、システム関連図、業務フローなど。これらの資料を組み合わせて必要な資料を作ることもある。
　
　ここからが、本領発揮の部分だが、今までの作業は現状を視覚化したもの。それもとに、提案書を作成するのだ。改善ポイントと改善策案、改善のフェーズ分けして、その理想となる状態を表していく。
　
　この提案書までが、現状調査・分析のフェーズとならなければならない。
　
　ヒアリングは、行う人によって効きだせる情報の質が上下することも事実。いかに正しい情報をより多く聞き出すかが腕の見せ所。「現状は、どうなっていますか？」はヒアリングではない。そんな質問で出てくる内容は、たかが知れている。ある程度の想像図を示しながら、「ここの部分はどのような設定になっていますか？」「ここは誰が管理されていますか」「ここを担当している業者はどこですか」など、より具体的で、答え安い質問を繰りかしていかないと正しい情報は得られない。
　
　そして、さらにヒアリング対象を増やしていきながら、ヒアリングを実施し、ヒアリング先を減らしていく。この作業こそが、現状調査なのだ。
　
　うまくコミュニケーションが取れると、ご担当者様とも楽しく進められる。そうでないと、修羅場となりやすく、その先のコンサルティングも暗雲が漂う状況になってしまうほど、重要なつかみの部分である。
　
　この２月は、頭の引き出しをきちんと分けて、頭も身体も走り回る月になりそうだ。