あるクライアント様のＰＪでは、新しい業務システムの要件定義と緊急のパッケージシステムのカスタマイズの定義を進めています。現状の業務の流れ、理想とする業務の流れ、パッケージシステムを適用した場合の業務の流れ、カスタマイズを行う場合の業務流れを検討しながら、システム化を実現させていくＰＪです。
　
　業務を担当している各部署のメンバー、決裁者、複数の業者、そして業務系コンサルタントとＩＴ系コンサルタントがＰＪメンバーです。小生は、ＩＴ系コンサルタントとして参加しています。
　
　これだけのメンバーになると、それぞれの参加者が全ての情報を把握することは難しくなります。もちろん、全ての業務を把握する必要もなくなってくるのですが、必要なメンバーに必要な情報を共有させることが困難になってきます。理想は、全てのメンバーが細部までの情報を共有することですが、現実的にはそれを許さないケースも出てきます。
　
　こうなると、業務の話とＩＴの話と世界が２つに分かれる傾向になります。それぞれが、専門的な立場で打ち合わせをしていくことになりますが、ここにギャップが生じます。業者は、業者の利益をどこかで考えますし、業務チームは、できるだけ業務をやりやすくしたくなります。決裁者は、できる限り費用を抑えたいということでしょう。
　
　この様々な思惑を、高い視点からキャッチし、判断し、アドバイスするのがコンサルタントの役割と言えますし、小生には、ＩＴの切り口からその役割を求められています。
　
　そこで、それぞれのメンバーに頭の中に持っているイメージや形を可視化して、議論を進めていかないと、堂々巡りや検討の抜けなどが発生します。この可視化する資料が、業務ワークフロー、システムワークフローを合わせたようなフロー図になるものと思います。
　
　しかも、現状、１次フェーズ、２次フェーズ、理想業務　といくつかの段階に分け、どうなるのかを図や説明で表現するものが必要になってきます。このフロー図を誰が描けるかとというと小生の役割のＩＴ系コンサルタントです。
　
　その材料となるのが、業務系コンサルタントが出してくる求める業務フロー図（資料で出てくる場合もありますし、打ち合わせの中の議論で形が見えてくる場合もあるでしょう）を元にして、業者と打ち合わせを繰り返しながら、システムワークフロー図を合体させて作り上げていきます。
　
　この資料は、今後の全ての打ち合わせの基本となりえるものです。この資料が、検討を効率的、効果的に進めていく鍵的存在になるでしょう。
　
　この業務＋システムワークフロー図は、内部統制上必要な資料にもなります。監査法人に提出することもあります。それだけでなく、検討メンバーの理解を助け、事実を見ることができるので、検討ポイントが絞りやすく、課題を発見することもできます。
　
　この資料の存在感を共有できたとき、小生の任務の責任と達成感を味わえることでしょう。