本日付のＤ生命社の巻頭コラムに以下、掲載されました。

＊Ｄ生命社のＯ部長様、Ｎ副部長様いつもお心に掛けて
　頂き、感謝しております。
　また、今回はＯ次長様に大変お世話になりました。

　皆様ありがとうございます！！

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巻頭コラム♪　　　秘書とは何か？　　吉永　操さん

皆さんの会社には秘書をおいているか、または秘書部門があるでしょうか？
もちろん、秘書なんかいないよとおっしゃる社長さんもおられることでしょう。

でも、なぜ秘書が必要なのか、秘書に要求されるスキルとは何なのかは、
会社規模に関わらず考えてみる価値がある項目です。

社長や役員の仕事は非常に広範囲で極めて多忙です。スケジュール
管理、文書作成・管理、情報の収集・管理などの実務処理から来客の
対応まで、社長本人がしなくても済むことは秘書の仕事となるわけです。

しかし、その仕事は社長の業務そのものであることは変わりません。
会社の機密情報に接したり、社長のプライベートな面にも接さざる
得なかったり、社内の人間関係が判断に影響を及ぼしたり、またある時は
会社の顔として行動する必要があります。

従って、プロフェッショナルな秘書に要求される業務レベルは極めて
高くなります。

たとえ秘書がいない会社であっても、誰かが秘書の業務をしているのが
現実だ、と考えたほうが良いのです。

一方、秘書の立場からすると、組織の中にありながら、社長・役員秘書は
ボス個人の部下である色彩が強く、一対一で接する機会が多くなります。

このため、ボスの考え方、行動様式などをパターン化して、ボス本人が
口にしないことも日ごろの言動からかなりの確度で類推できるようになるのです。

ボス自身の方は、秘書以外にも多くの部下を抱えているので必然的に
秘書に注目する時間が少なくなります。

この結果、秘書はボスをあうんの呼吸でサポートする存在になるのに対し、
ボスは秘書の心情を完全には読みきれない状況（＝一方通行）になる
ケースが多いのです。

社長自身が色々仕事を抱え込んでしまっていないか？

役員クラスを秘書代わりに使っていないか？

秘書の採用により自分と役員が本来やるべきことにもっと専念できない
だろうか考えてみませんか？

また、部下とのコミュニケーションが一方通行になっていないかを、改めて
考えてみませんか？

ちなみに４月２２日は「秘書の日」です。秘書がいたらどうか一声かけるなり
なんなりしていただけると、秘書のモチベーションアップに役立つでしょう。
もちろん、「秘書の日」まで待っている必要はありませんよ。

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