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秘書・セクレタリーエキスパートをサーチいたします

秘書・セクレタリーの世界は、ベールに包まれています。「秘書」の語源は、要職にある人に直属し、機密の文書を取り扱う職、また、その人と定義されています。秘書のミッションは、「上司の最も大切な資産である時間を確保し、仕事の生産性を最大化するためにサポートを行う」ともいえます。 秘書は、上司を含めマネジメントチームに、最も効率よく、最も大きな成果を上げ、最大の利益を出してもらうためにはどうすればいいのかを考えながら、仕事を進めます。
欧米諸国の秘書は、上司がスムーズに仕事を進め、成果を上げることができるよう、想像力を活かしながら5歩先を読み、クリエイティブに仕事をしています。秘書は、専門職だという認識があります。しかし、日本では、「庶務」的業務の延長線上に、「秘書」業務が生まれ、「秘書」という肩書きをもつ人たちが誕生した経緯があり、専門職と言う認識が薄いのが現状です。
しかし、日本でも、今、組織の中で、秘書がどのような役割を担い、どんな仕事をするのか、「経営戦略としての秘書室の活用」が求められています。秘書という意識が変化しつつあり、今後、大いに活躍が期待できる仕事であると言えます。

秘書になるには

  • 秘書になるのに特別な資格は必要ありません。短大や大学を卒業後、就職をし、適正が認められると秘書として働くことができます。秘書室がある会社では、秘書として採用されることもありますが、多くの場合は、新卒で秘書として採用されることはありません。
  • 秘書は会社を代表する重役のそばで働くため、ビジネスマナーなど社会人としての高度なスキルが求められるため、まず他の部署で数年間の経験を積んでから、本人の希望と適正が認められて秘書室などに配属になるという道が一般的です。
  • また近年では、秘書業務に必要なスキルのある人を、即戦力の派遣社員として雇うケースも増えています。派遣契約から、正社員契約にヘッドハンティングされるケースも少なくありません。
  • 秘書のスキルを身に付けるには、秘書の講義が行われる四年制大学や、秘書科をもつ短期大学や専門学校では、秘書業務に関連するカリキュラムがありますので、必要単位を取得するなどの要件を満たせば「秘書士」や「上級秘書士」の称号を取得できます。

秘書の業務は多様であり、さまざまな能力が求められます。まず第一に、企業のトップと行動を共にすることになるため、身だしなみやマナーがしっかりしていることが必要になります。スケジュールや書類のミスが許されないので、慎重で几帳面な性格が向いていると言えますが、秘書の役割は、多種多様ですので実績を残して認められなければなりません。

秘書の仕事

  • 秘書とは、社長や役員、医師、政治家、弁護士などにつき、庶務のすべてを管理し、処理する仕事です。上司が本業に集中できるよう裏で支える補佐の役目を担います。
  • 社長をはじめ、企業や団体のトップたちは重要な業務をたくさん担っているため、秘書が上司の右腕となってスケジュールの調整や管理を行ったり、外部との連絡を行ったりし、上司の仕事がスムーズに進むようサポートをします。
  • 代表的な秘書の仕事
    • 電話応対:上司にかかってきた電話を取次ぎ、必要な電話のみ役員につなぎます。取り次ぐべき電話か、否かを判断し、必要があれば要件を聞き、上司に伝えることもあります。
    • メール・手紙の処理:役員宛てにくるメールや手紙をチェックし、必要なものをまとめて報告をします。メールや手紙に返信することもあります。
    • スケジュール管理:会議や会合などのスケジュールを社内外の担当者と連絡をして調整します。レストランや航空券などの予約業務も行います。
    • 来客対応:来客の案内やお茶出しなどを行います。同席を求められることもあります。
    • 文書作成:会議や商談などに必要な文書を作成します。
    • その他:慶弔関連、お中元、お歳暮の手配などの交際業務に関わることを取り仕切ります。掃除、整理整頓などオフィス環境の整備も秘書の仕事です。外資系の企業の秘書では、上司のブレーンとして活躍を求められることもあります。

秘書は、事務スキルは、必須となりますパソコンで文書作成やメール、情報収集はもとより、一般的な事務作業を難なくこなすことが求められます。また、その企業の業界について、一定レベル以上の知識が必要であり、一般的なマナーもm位につけておかなければなりません。 そのため、人間性やコミュニケーション能力など日ごろから磨いている必要があります。


秘書に求められる能力

  • 記憶力:秘書はいくつもの仕事を同時にこなしたり、あちこち飛び回る多忙な上司のスケジュールを正確に把握しておかなければならないため、記憶力は役に立ちます。
  • 判断力・行動力:秘書の仕事では想定外のことが起こることも多々あるため、いつでも臨機応変な対応が求められます。その時、その場に応じて適切な対応をとるためには、とっさの判断力が欠かせません。
  • 情報収集力:「これを調べておいて」と言われることもあれば、自分で上司に必要だと思われることを考えて情報を集め、いざという時にすぐ提供できるように準備することもあります。ネットだけでなく、新聞や書籍・雑誌、関係者との会話などを通じ、日ごろから役立つ情報を仕入れようとする積極性が求められます。
  • 豊かな人間性:上司や周囲の人から信頼されていなければなりません。マナーや言葉遣い、身だしなみも重要です。好感をもたれる行動ときちんとした実績を残すことも秘書の大事な要素です。

秘書は、企業や上司、業界によって、様々な要求を求められます。画一的な正解のない仕事です。唯一、信頼されることが絶対条件ともいえます。


秘書のレベルアップ

  • 部門長クラス付き秘書
    • 仕事内容:営業数値・計数管理、予算管理、情報処理、稟議・申請書等の承認進捗管理、各種和訳・英訳、海外対応(メール、電話)など
    • 参考資格:秘書2級〜準1級、CBS検定プライマリー、簿記3級、TOEIC500点〜
    • スキル・知識:計数管理、会計、情報処理など
  • 役員クラス付き秘書
    • 仕事内容:上記プラス、株主総会の運営、経営資料作成、とりまとめ(業績、KPI)、役員統括プロジェクト案件管理、広報、PR業務(メディア対応他)、資料翻訳、海外ゲスト来訪時アテンドなど
    • 参考資格:秘書準1級〜1級、簿記2級、CBS検定プライマリー、CBS検定ファイナル,コンプライアンス検定、ビジネス実務法務検定、IRプランナー、TOEIC 650点〜
    • スキル・知識:財務経理、法律、経済、経営・マーケティング、メディア・トレンドなど
  • 企業のトップクラス付き秘書
    • 仕事内容:社長代行業務(外部折衝、VIP対応)、社長同行・アテンド(出張、社外行事)、社長主催イベントの運営、式典スピーチ原稿作成、グローバル会議の運営、出張アレンジなど
    • 参考資格:CBS検定ファイナル、プロトコール検定、TOEIC 750点〜
    • スキル・知識:プロトコール、スピーチ原稿作成など

秘書の業務では、担当上司が重要任務に専念できるよう様々な業務に携わります。企業の業態や規模、上司が日本人・外国人、一人あるいは複数なのかによって業務の内容は異なります。パソコンスキルや応対マナーにはじまる基本的なビジネス常識、慶弔関係等の知識は当然備えていたいもの。コミュニケーション力や機転も必要です。上司の役職により、その業務管掌に基づく業務(経営、会計、法律、広報関連等)も多岐にわたります。


一般企業秘書以外の仕事

  • 医療秘書: 医療秘書は、医療機関における事務職のスペシャリストです。病院や薬局、製薬会社などで働いており、来客のもてなしや電話応対、郵便物の整理など一般企業の秘書と同じような業務もあれば、学会の資料作成の手伝いといった医療現場ならではの業務もあります。
  • 弁護士秘書:弁護士秘書は、忙しく働く弁護士のさまざまなサポートを行う仕事です。具体的な業務内容は、郵便物やFAXの整理や管理、担当する弁護士のスケジュール管理、出張・旅券手配、メールや電話対応、事務所への来客対応、書類のファイリング、裁判所等への提出書類作成などが挙げられます。
  • 議員秘書:私設秘書になるには、資格などは必要ありません。人数制限もないので、議員によって雇用する秘書数もそれぞれです。公設秘書は、一人の議員につき3名まで置けますが、その中でも、第一公設秘書と、第二公設秘書になるための条件はありません。議員秘書になるためには、基本的には議員に認められて雇用されればよいということになります。(政策担当秘書だけは、資格や要件が決められています)

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参考・引用

みなさん、秘書の仕事を誤解していませんか? (diamond.jp)
秘書の仕事(careergarden.jp)
秘書の講座(pasoba.co.jp)

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